Le projet eDESP sur la voie de résultats tangibles

Le projet eDESP intensifie les travaux de vérification pratique de l’interaction entre l’application métier Gina et l’application dossier judiciaire électronique. Un Showcase est développé pour faire découvrir ce nouvel environnement. Un plan de dossier harmonisé facilite en outre le travail au quotidien.

Le projet Justitia 4.0 fournit les éléments clés nécessaires pour que le domaine de l’exécution des sanctions pénales puisse à l’avenir consulter et gérer les dossiers de manière entièrement électronique. Il s’agit de la plateforme sécurisée justitia.swiss pour la communication électronique des écrits et la consultation des dossiers en ligne, mais également de l’ADJ (application dossier judiciaire électronique) pour la gestion et le traitement des dossiers numériques.

Tandis que Justitia 4.0 se concentre principalement sur les ministères publics et les tribunaux, le projet eDESP (dossier électronique d’exécution des sanctions pénales) met pour sa part l’accent sur l’exécution des sanctions pénales.

Un Showcase rend tangible le nouvel environnement de travail
Depuis l’automne, une équipe interdisciplinaire vérifie l’interaction technique entre la future ADJ et l’application métier Gina de GLAUX GROUP qui est largement utilisée dans le domaine de l’exécution des sanctions pénales. Si le test est concluant, il en résultera un Showcase qui permettra aux collaborateurs et collaboratrices de ce domaine de découvrir le futur environnement de travail. Il est prévu de présenter le résultat aux autorités et établissements intéressés au début de l’été 2025.

Un plan de dossier harmonisé
Aujourd’hui, les collaborateurs et collaboratrices (aussi bien les personnes assurant l’accompagnement, le personnel des services sociaux que les responsables de l’exécution) doivent jongler avec plusieurs plans de dossiers aux caractéristiques distinctes. Le dossier des autorités, tout comme celui des personnes détenues, présente souvent un nombre variable de registres, ce qui rend la gestion des dossiers fastidieuse. De plus, la collaboration intra- et intercantonale au niveau de l’eDESP est entravée, surtout en ce qui concerne l’échange de documents.

Afin de relever ces défis et de faciliter le travail quotidien des collaborateurs et collaboratrices, un plan de dossier harmonisé a été élaboré avec l’aide d’expertes et d’experts volontaires issus de tous les domaines métier et groupes linguistiques.

Pour permettra aux autorités cantonales et aux établissements pénitentiaires de mieux s’y retrouver, un guide et une indexation complètent le plan de dossier harmonisé. L’indexation garantit que les mots-clés prédéfinis sont reliés aux registres et aux documents. La combinaison du plan de dossier et de l’indexation uniformise et simplifie la collaboration intra- et intercantonale. L’équipe de projet s’attend à ce que le guide soit disponible au premier trimestre 2025. L’utilisation du plan de dossier harmonisé sera facultative.

Perspectives
La phase conceptuelle en cours sera poursuivie en 2025, notamment avec l’élaboration des concepts nécessaires (p. ex. modèle générique d’accès et d’autorisation). L’accent sera également mis sur le Showcase qui joue un rôle clé dans la transition vers la gestion électronique des dossiers.